Kun puhutaan "vihreästä kirjanpidosta", ensimmäisenä tulee usein mieleen paperipinot, jotka nykyään voidaan korvata digitaalisilla asiakirjoilla. Vihreä ajattelu menee itse asiassa paljon pidemmälle kirjanpidon maailmassa, ja myös digitaalinen "paperityö" on saatava kuntoon. Mitä ja miten Viron ensimmäinen paperiton tilitoimisto ajattelee tähän suuntaan Grow Finance?
Grow Finance -kumppani Ulvi Tallo muistelee aloittaneensa noin viisi vuotta sitten valmennukset, joissa hän opetti paperittomaksi tulemista. Silloin ainakin puolet Viron tilitoimistoista käytti paperilaskuja, ellei enemmänkin. Edelleen on yrityksiä, joissa laskut painetaan paperille. "Tänä päivänä tämä osa on marginaalinen, mutta sitä tehdään edelleen", Tallo sanoo.
Miksi valita PDF-vapaa?
Paperin vapaus on kuitenkin vasta ensimmäinen askel. Vuonna 2022 kannattaa jo miettiä, kuinka olla PDF-vapaa. Valitettavasti Viron kirjanpidossa suurin osa laskuista on PDF-muodossa. "Virolle on ominaista, että PDF lähetetään, eikä sen enempää mietitä, kuinka suuri PDF-jalanjälki todellisuudessa on. Sitä on vähennettävä", Tallo sanoo. PDF:n sijaan tulisi ottaa käyttöön e-laskut, joiden jalanjälki on monta kertaa pienempi.
Tyypillinen puhelin- tai internetlasku voi olla PDF-muodossa vain muutama kilotavu. Eikö se näytä liian isolta? Ulvi Tallo selittää, mikä ongelma on: "PDF-kokohaarukka voi olla hyvin suuri, joskus se on kymmeniä kertoja ja joskus jopa tuhat kertaa suurempi kuin e-lasku. Erona on, että e-lasku siirtyy ohjelmasta toiseen, mutta PDF-tiedostot jäävät sähköposteihin ja muualle, missä niitä ei poisteta."
Koska monet tilitoimistot muuttivat vasta myöhään kohti paperin vapautta ja PDF-tiedostoja ei ole hallittu pitkään aikaan, ongelma ei välttämättä ilmene tänään tai huomenna, vaan kaukaisessa tulevaisuudessa. "Tämän päivän jalanjälki ei ehkä ole niin suuri, mutta jos PDF-tiedostoa ei koskaan poisteta, se kasaantuu ja kasvaa koko ajan. Vasta äskettäin paperittomaksi tulleiden toimistojen kannattaa jo miettiä, miten päästään arkistoistaan eroon jatkossa mahdollisimman helposti", Tallo korostaa.
Yksinkertainen esimerkki, joka on tuttu myös niille, jotka eivät ole kirjanpidossa: napsautamme puhelimellamme nippu kuvia ja ajattelemme, että joskus ne selvitetään. Todellisuus on usein toisenlainen – kuvien lajittelun sijaan päädyt ostamaan uuden tehokkaamman puhelimen. "Jos siellä viettää 10 tai 50 vuotta, jalanjälki kasvaa eksponentiaalisesti", Tallo varoittaa.
Tämä ei ole abstrakti kauhutarina, vaan lämmin suositus alansa pioneereilta. "Koska Grow Finance on ollut digitaalinen niin kauan ja muokattu PDF:llä, näemme tämän arkiston jo tänään. Muut ovat niin paljon uudempia, ettei sitä vielä tunnu", Tallo sanoo.
Kehittämisen varaa on vielä
Kuka sitten on kehityksen takana? E-laskujen käyttöönoton ei pitäisi olla niin vaikeaa. Siitä asti kun Grow Finance Kansainvälisesti toimiva Tallo tietää omakohtaisesti, että Viro on e-laskujen "kakkonen". "Mikään ei muutu ennen kuin e-laskujen lähettäminen tehdään pakolliseksi", Tallo uskoo. Tällä hetkellä e-laskujen lähettäminen on pakollista vain julkiselle sektorille. "Grow Finance pystyy lähettämään ja vastaanottamaan verkkolaskuja, mutta jos niitä ei lähetetä meille, emme voi tehdä mitään", Tallo sanoo.
Vähittäiskaupassa on vielä paljon parantamisen varaa, esimerkiksi päivittäistavara- ja rautakaupoissa, joissa laskut painetaan edelleen paperille. "mTaskun ratkaisu on erittäin mukava, mutta jostain syystä monet yritykset eivät ole liittyneet siihen. Itse asiassa voisi olla yksi keskeinen paikka, jossa sekin saa ilman paperia", Tallo haaveilee. Paperi- ja PDF-tiedostot eivät siis ole vain tilitoimistot.
Vihreä kirjanpito ei kuitenkaan rajoitu e-laskuihin. Koska kirjanpito voidaan tehdä käytännössä mistä tahansa, se tukee Grow Finance myös kotitoimistotyötä ja verkkokokouksia. "Kannustimme kotitoimiston käyttöön jo ennen koronaaikaa. Itse asiassa sinun ei tarvitse ajaa kaikkialle ja tavata, se pienentää kuljetusjalanjälkeä. Onneksi siitä on nyt tullut hyvin luonnollista", Tallo iloitsee, että pandemiasta tuli jotain hyvääkin.
Muutokset arvonlisäverolakiin 2025
Ensi vuonna yrittäjien edessä on useita muutoksia arvonlisäverolakiin. Lue lisää mitkä.
Autovero 2025 – mitä yritysten ja yksityishenkilöiden tulee tietää?
1.1.2025 alkaen Virossa otetaan käyttöön uusi autovero. Tämä johtaa merkittäviin muutoksiin sekä [...]
Kuinka valita paras palkanlaskentapalvelun tarjoaja?
Laajamittainen palkanlaskenta sisältää erilaisia asioita, jotka edellyttävät lain tuntemusta, teknistä osaamista ja jatkuvaa saatavuutta.