Yhä useammin työntekijät haluavat työskennellä ulkomailta lyhyen tai pitkän aikaa. Työnantajalle tämä ei kuitenkaan ole pelkästään työn organisointikysymys – etätyöntekijän muutto toiseen maahan voi tuoda mukanaan vero-, sosiaaliturva- ja työoikeudellisia velvoitteita. Näitä asioita kannattaa pohtia ennen luvan myöntämistä.
Onko kyseessä etätyö, työkomennuksella oleva työ vai lähetetty työntekijä?
Ensimmäinen askel on tilanteen määritteleminen oikein. Jos työntekijä suorittaa säännöllistä työtään toisessa maassa ja osapuolet sopivat tästä, sitä pidetään yleensä etätyönä. Jos työnantaja kuitenkin lähettää työntekijän tilapäisesti ulkomaille suorittamaan tiettyä tehtävää, sitä pidetään työmatkana.
Euroopan unionin yhteydessä on myös asetus lähetetyistä työntekijöistä, kun työntekijä tarjoaa palvelua toisessa jäsenvaltiossa työnantajan lukuun. Tässä tapauksessa on otettava huomioon isäntämaan pakolliset työehdot (esimerkiksi vähimmäispalkkavaatimukset sekä työ- ja lepoajat).
Työntekijän aseman oikea määrittely on tärkeää, koska se määrää, mitä veroja, etuuksia ja työlainsäädäntöä sovelletaan.
Etätyöstä ulkomailta on sovittava kirjallisesti.
Ulkomailta työskentelyn ei tulisi perustua pelkästään suullisiin sopimuksiin. On suositeltavaa tehdä kirjallinen etätyösopimus tai työsopimuksen lisäys, jossa selvästi mainitaan:
- maa ja osoite, josta työ tehdään;
- kuinka kauan ulkomailla työskentely kestää;
- mitkä ovat työajat ja saatavuus;
- kuka vastaa työhön liittyvistä lisäkustannuksista;
- millä edellytyksin työnantaja voi peruuttaa luvan.
Selkeä sopimus auttaa välttämään riitoja ja antaa työnantajalle mahdollisuuden reagoida, jos vero- tai oikeudellisia riskejä ilmenee.
Vero-ongelmat eivät ala eivätkä pääty 183 päivään
Usein ajatellaan, että jos työntekijä oleskelee ulkomailla alle 183 päivää, verovelvoitteita ei ole, mutta todellisuudessa tilanne on monimutkaisempi. Ulkomailla tehtävää etätyötä arvioidessaan työnantajan on perustettava arviointinsa ulkomaan kanssa tehtyyn verosopimukseen ja hankittava selvitys seuraavista asioista:
- voiko työntekijästä tulla ulkomaisen verovelvollisen asema;
- voiko palkka tulla verotettavaksi työskentelymaassa jo ennen asuinpaikan muutosta;
- miten verotusoikeus jakautuu Viron ja kohdemaan välillä asiaankuuluvan verosopimuksen perusteella.
On myös muistettava, että vaikka verosopimus rajoittaa maiden verotusoikeuksia, se ei automaattisesti vapauta työnantajaa paikallisista rekisteröinti- tai tiedonantovelvollisuuksista. Jopa lyhytaikainen työskentely voi johtaa velvollisuuteen rekisteröityä työnantajaksi ulkomailla.
Onko työnantajalla pysyvän sijaintiriskin?
Pitkäaikainen etätyö ulkomailta voi myös johtaa työnantajatason verovelvoitteisiin kyseisessä maassa. Jos työntekijän toiminta on kaupallisesti merkittävää (kuten myyntitapahtumat, urakointi tai johtotehtävät), kohdemaa voi väittää, että virolaisella yrityksellä on siellä kiinteä toimipaikka.
Tämä puolestaan voi tarkoittaa, että yrityksellä on tulovero-, kirjanpito- tai muita velvoitteita kohdemaassa. Mitä pidempi työskentely ulkomailla on ja mitä suurempi työntekijän päätösvalta on, sitä suurempi on riski.
Sosiaaliturva ja A1-todistus Euroopan unionissa
EU-maiden välillä muutettaessa ei riitä, että tiedät vain missä työntekijä fyysisesti sijaitsee. On myös tärkeää tietää, minkä maan sosiaaliturva kuuluu hänen alueelleen.
Tilapäisessä ulkomailla työskentelyssä vaaditaan usein A1-todistus, joka vahvistaa työntekijän olevan edelleen Viron sosiaaliturvan piirissä. Ilman voimassa olevaa A1-todistusta kohdemaa voi vaatia sosiaaliturvamaksujen maksamista omaan järjestelmäänsä. A1-asia tulee aina ratkaista ennen työntekijän muuttoa ulkomaille.
Jos työntekijä asuu ulkomailla pidemmän aikaa, sairausvakuutuksen järjestämiseksi saatetaan tarvita lisäasiakirjoja.
Työturvallisuus ja tietosuoja ovat edelleen työnantajan vastuulla
Myös ulkomailta työskenneltäessä työnantajan on varmistettava, että työ on järjestetty turvallisesti. Tämä tarkoittaa, että työnantajan on otettava huomioon, ovatko työntekijän työolosuhteet sopivat ja onko työtehtävät järjestetty siten, ettei työntekijän terveydelle aiheudu vaaraa.
Lisäksi tietosuojasta ja tietoturvasta on tulossa yhä tärkeämpiä. Työskentely kotoa käsin, julkisista Wi-Fi-verkoista tai henkilökohtaisista laitteista lisää tietovuotojen riskiä. Siksi työnantajilla tulisi olla selkeät säännöt työvälineistä, VPN-verkoista, salasanoista ja luottamuksellisten tietojen käsittelystä.
Yhteenveto
Työntekijän halu työskennellä etänä ulkomailta käsin ei sinänsä ole ongelma, mutta se on lisäriski työnantajalle. Ennen luvan myöntämistä tulee arvioida seuraavat asiat:
- työn oikeudellinen muoto;
- verotuksellisen asuinpaikan ja verosopimuksen vaikutus;
- sosiaaliturvajärjestö;
- pysyvän toimipaikan riski;
- työturvallisuus- ja tietosuojavaatimukset.
Mitä pidempi ulkomailla työskentelyn kesto on, sitä tärkeämpää on tehdä perusteellinen analyysi. Monet ongelmat voidaan estää, jos ne ratkaistaan ennen työntekijän muuttoa ulkomaille, ei vasta sen jälkeen.
Blogin kirjoittaja Malle Liivat, malle.liivat@grow.ee
Keskustele talousasiantuntijamme kanssa
Milloin yritys tarvitsee muutakin kuin kirjanpitoa?
4 merkkiä siitä, että yrityksen taloushallinto kaipaa enemmän ajattelua ja vahvuutta.
Hallitse etätyötä ulkomailta – estä pysyvän työpaikan syntyminen näillä vinkeillä!
Etätyö ulkomaiselle kuljettajalle ei ole vain mukavuutta – lue, miten ajaa fiksusti ja välttää veroriskit.
Keskustele kirjanpitäjän kanssa – vältä lisäkulut
Varhainen yhteydenotto kirjanpitäjään auttaa välttämään yllätyksiä ja löytämään parempia ratkaisuja yrityksellesi.