Kõik artiklid

Paberivaba raamatupidamine on elementaarne, aga miks on vaja maha jätta PDF?

Kui rääkida “rohelisest raamatupidamisest”, mõeldakse esimese asjana sageli paberivirnadele, mille saab tänapäeval asendada digidokumentidega. Tegelikult ulatub roheline mõtteviis raamatupidamismaailmas palju kaugemale ning ka digitaalne “paberimajandus” tuleb korda ajada. Mida teeb ja kuidas mõtleb sel suunal Eesti esimene paberivaba raamatupidamisfirma Grow Finance?

Grow Finance’i partner Ulvi Tallo meenutab, et hakkas umbes viie aasta eest tegema koolitusi, kus õpetas, kuidas saada paberivabaks. Toona kasutas paberarveid veel vähemalt pool Eesti raamatupidamisfirmadest, kui mitte rohkem. Praegugi leidub ettevõtteid, kus arved prinditakse paberile. “Tänaseks on see osa marginaalne, aga seda endiselt tehakse,” sõnab Tallo.

Miks saada PDFi-vabaks?

Paberivabadus on aga ainult esimene samm. 2022. aastal tuleks juba mõelda, kuidas olla PDFi-vaba. Kahjuks liigub Eestis raamatupidamises enamik arvetest just PDF-vormingus. “See on Eesti eripära, et saadetakse PDFi ja pole palju mõeldud selle peale, kui suur tegelikult PDFi jalajälg on. Seda tuleb vähendada,” sõnab Tallo. PDFi asemel tuleks kasutusele võtta e-arved, mille jalajälg on kordades väiksem.

Tavaline telefoni- või internetiarve võib PDF-vormingus olla vaid mõnekilobaidine. Ei tundu ju liiga mahukas? Ulvi Tallo selgitab, millest probleem tekib: “PDFi suuruse vahemik võib olla väga suur, mõnikord on ta kümnetes kordades ja vahel isegi tuhat korda suurema mahuga kui e-arve. Vahe on selles, et e-arve liigub ühest programmist teise, aga PDFid jäävad meilidesse ja mujale, kust neid ei käida kustutamas.”

Kuna paljud raamatupidamisbürood liikusid alles hiljaaegu paberivabaduse suunas ning PDFidega pole veel väga pikalt majandatud, ei pruugi probleem ilmneda täna ega homme, vaid kaugemas tulevikus. “Tänane jalajälg ei olegi võib-olla nii suur, aga kui PDFi kunagi kustutama ei hakata, siis see aina kuhjub ja läheb järjest suuremaks. Bürood, kes on alles hiljuti paberivabaks saanud, peaks juba täna mõtlema sellele, kuidas tulevikus oma arhiivist võimalikult lihtsalt vabaneda,” paneb Tallo südamele.

Lihtne näide, mis on tuttav ka neile, kes raamatupidamisega sina peal pole: klõpsutame telefoniga hunniku pilte ja mõtleme, et küll me need kunagi ära sorteerime. Reaalsus on pahatihti teine – piltide sorteerimise asemel ostetakse lõpuks hoopis uus telefon, mis on võimsam. “Kui paned sinna 10 või 50 aastat otsa, siis jalajälg kasvab eksponentsiaalselt,” hoiatab Tallo.

See pole abstraktne hirmujutt, vaid soe soovitus oma valdkonna teerajajatelt. “Kuna Grow Finance on juba nii kaua digitaalne olnud ja PDFiga toimetanud, siis näeme juba täna seda arhiivimahtu. Teised on nii palju uuemad, et veel ei tunneta seda,” sõnab Tallo.

Arenguruumi veel jätkub

Kelle taha siis areng jääb? E-arvete kasutuselevõtt ei tohiks ju nii keeruline olla. Kuna Grow Finance tegutseb rahvusvaheliselt, teab Tallo omast käest, et Eesti on e-arvete osas “järelejooksja”. “Midagi ei muutu enne, kui e-arvete saatmist ei tehta kohustuslikuks,” usub Tallo. Praegu on e-arvete saatmine kohustuslik vaid avalikule sektorile. “Grow Finance suudab e-arveid saata ja vastu võtta, aga kui neid meile ei saadeta, siis ei saa me midagi teha,” sõnab Tallo.

Kõvasti arenguruumi on veel jaekaubanduses, näiteks toidu- ja ehituspoodides, kus prinditakse siiani arveid paberile. “mTasku lahendus on väga tore, aga millegipärast pole paljud firmad sellega liitunud. Tegelikult võiks olla üks keskne koht, kust saab tšeki ilma paberita kätte,” unistab Tallo. Niisiis pole paberi ja PDFiga kimpus sugugi ainult raamatupidamisbürood.

Roheline raamatupidamine ei piirdu siiski e-arvetega. Kuna raamatupidamist saab teha sisuliselt igalt poolt, toetab Grow Finance ka kodukontoris töötamist ja veebikohtumisi. “Meie soodustasime kodukontori kasutamist ka enne koroonaaega. Tegelikult ei pea igale poole sõitma ja kokku saama, see vähendab transpordi jalajälge. Õnneks on see nüüd hästi loomulikuks muutunud,” rõõmustab Tallo, et pandeemiast ka midagi head tuli.