Lompakko täynnä shekkejä on varmaan monelle tuttu. Se voi sisältää asiakirjoja viimeisestä ulkomaankomennuksesta, polttoaine- tai ravintolakuitit, jotka jonakin päivänä joutuvat kirjanpitäjän käsiin. Se ei ole helpompaa henkilökohtaisilla ostoasiakirjoilla, joita on säilytettävä enintään kaksi vuotta todisteena ostetun tavaran takuusta. Nämä paperinpalat ovat kuitenkin aina mukana, ja kaikkein tarpeellisin taipumus silti kadota. Lisäksi suurimmalla vaivalla säilytetyt shekit menettävät nopeasti luettavuuden ja muuttuvat hyödyttömiksi viikkojen kuluessa.
Kaiken tämän päänsäryn ratkaisevat puhelinsovellukset, jotka ovat saatavilla sekä Androidille että iOS:lle. Nokialle ja muille järjestelmille on samanlaisia sovelluksia. Sen avulla voit jopa tallentaa sekin puhelimeesi ostohetkellä, eikä paperiasiakirjaa enää tarvita. Jokainen nykyaikainen kirjanpitäjä on myös iloinen saadessaan eroon paperista. Kaikki toimii upeasti.
Aseta tuloksena oleva ruutu tasaiselle pinnalle mieluiten käyttämällä muuta taustaa kuin valkoista. Ota kuva CamScannerilla. Jos se on erittäin tyydyttävä, hyväksy tulos ja sovellus alkaa toimia:
Asiakirja erotetaan automaattisesti taustasta. Tarvittaessa ääriviivat voidaan korjata manuaalisesti. Kuvasta tehdään sitten tiedosto, jota voidaan haluttaessa jatkokäsitellä. Tämä ei kuitenkaan yleensä ole välttämätöntä. Sinun tarvitsee vain tallentaa tulos.
Näin paperille kirjoitetusta shekistä on muodostunut sekunneissa puhelimeen tallennettu tiedosto, joka voidaan käsitellä myöhemmin.
Jokaiselle tiedostolle voidaan antaa yksilöllinen nimi, ryhmä tai siihen voidaan lisätä tarvittavia kommentteja. Lopuksi tiedosto on tallennettava määritettyyn hakemistoon tai lähetettävä sähköpostitse mihin tahansa osoitteeseen. Vaikuttaa kätevimeltä tallentaa tiedosto suoraan kirjanpitäjän pilvisovellukseen (Google Drive, Box, Dropbox jne.). Lisäksi voit jättää puhelimesi ryhmitettyjen asiakirjojen arkistoon, josta voit etsiä tiedostoja eri ominaisuuksien avulla. Hyvä vaihtoehto on luoda henkilökohtaisia ryhmiä omien tarpeidesi mukaan.
UHY Grown kirjanpitopalvelu tarjoaa paljon muutakin kuin kirjanpidon. Meillä on hyviä ratkaisuja, jotka helpottavat yrittäjän elämää ja tuovat esille sen, mikä on tärkeää. Jälkimmäinen on keskeinen etu kovassa kilpailuympäristössä.