Viimane aeg on e-arved tööle panna ja teha tarka tööd

E-arvete „nurumine“ tuhandetelt ettevõtetelt peab lõpuks kaduma. Arvete käsitsi sisestamine või pdf arve liigutamine digiteermisse ei loo üheski ettevõttes lisandväärtust. Kui enamus arved liiguksid masinast masinasse ehk e-arvetena, siis märkimisväärselt suur hulk inimesi saaksid tegeleda väärtust loovate tegevustega.

Grow toetab e-arvete kohustust ettevõtjatele. Praegu on e-arve saamine erasektoris paraku väga kallis ja see on ikka veel üksikute entusiastide pärusmaa. Seda seepärast, et need ei tule automaatselt isegi siis, kui olete kõik ühendused loonud, sest neid arveid peab küsima oma klientidelt hoogtöö korras. See aga tähendab suhtlust meilitsi, telefonitsi jne. Lisaks suunatakse sind tavaliselt mitu korda kuhugi edasi, enne kui leiad inimese, kes saab aru sinu küsimusest ja vajadusest ning juhtub ka, et sellist inimest ei leidugi. Lisaks on PDF-arve sulle postkasti digiprügina juba sisse tulnud.

Kui olete korra e-arve kätte saanud ja järgmise tellimuse ja/või arve vahe on juba suurem kui paar kuud, siis peate enamasti selle kurnava kadalipu uuesti läbima.

E-arve mittesaatmise maksavad kinni arve vastuvõtjad, kes sisestavad andmeid käsitsi, mille e-arve välistaks. Väikeettevõtted saavad Eestis ca 80% arvete kogumahust e-posti teel.

Toome välja e-posti teel saadetavate arvete probleemid:

arved lähevad kaduma ja liiguvad ettevõtte sees aeglasemalt
arve vastuvõtja töö aeglustamine
digiprügi hüppeline kasv
e-kirjaga saatmine ei ole turvaline
PDF-arvelt automaatne info lugemine on vigadega
on kallis käsitöö

Valdav osa erasektorist januneb e-arve järele

Viimane aeg on e-arved tööle panna ja teha tarka tööd. Nii saame vältida e-posti teel saadetavate arvete probleeme ja soodustame raamatupidamise arengut. Oleme kohustusliku e-arve poolt, sest see on odav ja täpne.

Praegu saab seda privileegi kasutada vaid riigisektor, valdav osa erasektorist aga januneb masinloetava arve ehk e-arve järele.

E-arvete kohustuslikke viise on muidugi mitmeid. Kuid vähemalt need, kes suudavad e-arveid vastu võtta, peavad saama lõpuks kasutada e-arveid. E-arve vastuvõtmise märge on äriregistri e-keskkonnas kõigil ettevõtetel küljes ja e-arvete „nurumine” tuhandetelt ettevõtetelt peab lõpuks kaduma. See on kulude kokkuhoiu koht.

E-arve kontekstis on väga oluline eristada arve saatmine ja vastuvõtmine. Arve saatja ei pea olema vastuvõtja. Arve vastuvõtjal on ka täna võimalus arveid töödelda ja vastu võtta, ka siis kui need saadakse meiliga või isegi paberil.

Tarkvarades peaks olema vaid üks nupp – „Saada arve“

Seega, palun saada alati e-arve kui näed, et vastuvõtjal on see võimekus. Enamus programmid on juba seadistatud nii, et need teevad e-arve vastuvõtmise kontrolli sinu eest, pead vaid õiget nuppu vajutama. Tarkvaraarendajad – me ei vaja eraldi nuppe „Saada e-arve“ ja „Saada arve e-mailiga“.

Oluline on muuta suhtumist. Kui täna saadakse erasektoris arved üle 80% meilidega (pdf kujul), üle 10% e-arvetena ja ülejäänu paberil, siis viimane aeg on muutuseks. Eesmärk 100% e-arveteks.

Seadista oma programm nii, et vaikimisi saadetakse e-arve kõigile, kel valmisolek on olemas ja sul puudub vajadus õpetada inimesi e-arve olemasolust. Kahjuks enamus lähtuvad vastupidi – e-arve saadetakse vaid, kui saaja seda eraldi palub.

Ärge kartke e-arveid, paneme need koos tööle!