Ajaga vägagi kaasas käiva majandusega ühes sammus edasi rühkivat raamatupidamist iseloomustavad sagedased suured tehnoloogilised muudatused. Ilmselt ei ole veel paljudel meelest kadunud raamatupidamisega seotud suur paberimajandus, kuid juba on käes aeg, mil seniste tehnoloogiliste lahenduste asemel seab end sisse online raamatupidamine. Mis aga iseloomustab seda tõelist ja õiget online raamatupidamist?
Online raamatupidamine ei ole pelgalt asjade ajamine arvutis
Suure paberimajanduse asemel mõne raamatupidamistarkvara kasutamine on hetkel norm, kuid seda ei saa siiski pidada veel online raamatupidamiseks. Online raamatupidamine on samm edasi – toimingud teostatakse küll jätkuvalt arvutis (või mõnes nutiseadmes), kuid tegemist on aktiivse reaalajas protsessiga kõigi osapoolte jaoks.
Online raamatupidamist iseloomustavad muuhulgas järgmised olulisemad kriteeriumid:
- andmete töötlemine pilves – hea pilvetarkvara võimaldab lisaks tavapärastele raamatupidamisega seotud ülesannete täitmisele ka arvete üles laadimist ja nende digitaalset allkirjastamist;
- eelnevaga kaasneb paberivaba raamatupidamine ja kõik süsteemi kaudu saadud arved (sealhulgas e-arved) laetakse tarkvarasse;
- vähem raamatupidaja käsitööd toob kaasa kiirema teenuse ja soodsama hinna;
- kõik andmed ühest kohast – parem ülevaade toimuvast ja kiire algdokumendini jõudmine, millele lisanduvad liidesed andmeanalüüsi tarkvaradega;
- reaalajas pangatoimingud võimaldavad ettevõtte tegevuse jälgimist just siis kui vaja ja nii sageli kui vaja;
- andmete automaatne liikumine erinevate programmide vahel – kuigi heas online raamatupidamise süsteemis liiguvad andmed ise, võib esineda vajadus andmete importimiseks-eksportimiseks;
- suurem vabadus raamatupidaja jaoks – võimalus töötada väljaspool ametiruume ja tööülesannete hõlpsam jagamine puhkuse ajaks.
Kas pilveteenuse kasutamine on turvaline?
Sarnaselt iga valdkonnaga valitsevad ka raamatupidamises omad ohud ja siinkohal ei ole erandiks ka online raamatupidamine. Ent õigete meetmete rakendamisega on võimalik kõik need ohud kõrvaldada ja pilvel põhineva teenuse kasutamine kõikvõimalikest seadmetest saab tegelikult olla väga turvaline. Seejuures aga tuleb järgida mõningaid tänases päevas juba niigi tavapäraseks saanud põhimõtteid:
- andmete varundamine (mõnda teise seadmesse, kettale või pilve), mis annab võimaluse mistahes tõrke korral oluline osa andmetest taastada;
- digitaalne arhiiv, mis võimaldab kontrollida varasemaid toiminguid ja võimalikke probleeme lahendada.
Turvalisusega seotud aspektid ei ole aga vaid teenusepakkuja mure, sest ka klient ise peab tähelepanelik olema. Sealhulgas tuleb jälgida seda, kellel on andmetele ligipääs, kui turvalist võrguühendust kasutatakse jne.
Kui soovid online raamatupidamise kohta rohkem teada saada, võta julgelt ühendust Eesti esimese 100% paberivaba raamatupidamisbürooga Grow. Saame kokku, tutvume erinevate lahendustega ja leiame just sinu vajadustele vastava teenuste paketi.