Lihtsad sammud, kuidas muuta raamatupidamine paberivabaks
Digitaaliseen kirjanpitoon siirryttäessä on erittäin tärkeää, että projektipäällikkö pystyy johtamaan siirtymistä paperittomaan kirjanpitoon ja vastaamaan haasteisiin jatkuvasti. Hän voi esimerkiksi valmistella kollegoita muutokseen ja selittää johdonmukaisesti sen hyödyt.
Ennen aloittamista on löydettävä ratkaisut:
- kuidas digitaliseerida paberdokumente;
- leida sobivad kinnitus või menetlusplatvorm;
- Leida valida ettevõttele sobivaim digitaalne arhiiv, selleks on erinevaid teenuse pakkujaid (nt Omniva, Telema eFolw, Fitek) või oma serveris. Oluline on, et lahendus oleks turvaline ja sellest tehakse ka turvalisi koopiaid.
Tuleb toonitada, et Dropbox ja Google Drive ei sobi raamatupidamise digitaalseks arhiiviks.
Seda põhjusel, et neist on väga lihtne jälgi jätmata andmeid kustutada. Digitaalse arhiivi juures tuleb läbi mõelda ka arhiivi struktuur, et andmete leidmine oleks võimalikult kiire. Selleks tuleb otsustada millised märkused peaks olema küljes igal dokumendil, et seda võimalikult kiiresti leida ja kuidas kustutada dokumente, mida ei ole vaja enam arhiveerida.
Mõned majandustarkvarad võimaldavad arhiveerida ja lahendada menetlus raamatupidamise tarkvaras endas
Yksi tällainen ohjelmisto on Directo. Talousohjelmistoihin arkistoitaessa on tärkeää, että arkistoidut asiakirjat ovat helposti saatavilla ja että asiakirja on myös myöhemmin kirjanpitolain mukainen eli siihen on liitettävä tietuenumero.
Kun yritys on päättänyt, että se haluaa lähteä digitaalinen kirjanpito Sen jälkeen sinun tulisi myös asettaa tietty päivämäärä, josta alkaen kaikki asiakirjat ovat saatavilla vain digitaalisesti. Tällä tavoin ei synny sekaannusta ja se kannustaa sinua valmistautumaan muutokseen. Jos saat edelleen paperilaskuja, sinun kannattaa skannata ne.
Grow-kumppani Anna-Liisa Orglaan kirjoittaa lisää paperittomasta kirjanpidosta raha.geeniuses.ee
Kui vajad konsultatsiooni, siis aitab sind Grow
Siit leiad viis asja, mida raamatupidaja võiks soovida vältida. Meie raamatupidamisbüroos Grow oleme alati seisnud kaasaegsete lahenduste eest.
Kui soovid oma ettevõttele väärtuslikku partnerit, võta ühendust Grow raamatupidamisbürooga – helista meile +372 5629 3090 või saada e-kiri aadressile info@grow.ee.