Lihtsad sammud, kuidas muuta raamatupidamine paberivabaks
Digitaalsele raamatupidamisele üle minnes on väga oluline kindel projektijuht, kes paberivabaks muutumist eest veab ja tuleb jooksvalt toime väljakutsetega. Näiteks häälestab kolleege muutusele ja selgitab järjepidavalt selle kasulikkust.
Enne alustamist tuleks leida lahendused:
- kuidas digitaliseerida paberdokumente;
- leida sobivad kinnitus või menetlusplatvorm;
- Leida valida ettevõttele sobivaim digitaalne arhiiv, selleks on erinevaid teenuse pakkujaid (nt Omniva, Telema eFolw, Fitek) või oma serveris. Oluline on, et lahendus oleks turvaline ja sellest tehakse ka turvalisi koopiaid.
Tuleb toonitada, et Dropbox ja Google Drive ei sobi raamatupidamise digitaalseks arhiiviks.
Seda põhjusel, et neist on väga lihtne jälgi jätmata andmeid kustutada. Digitaalse arhiivi juures tuleb läbi mõelda ka arhiivi struktuur, et andmete leidmine oleks võimalikult kiire. Selleks tuleb otsustada millised märkused peaks olema küljes igal dokumendil, et seda võimalikult kiiresti leida ja kuidas kustutada dokumente, mida ei ole vaja enam arhiveerida.
Mõned majandustarkvarad võimaldavad arhiveerida ja lahendada menetlus raamatupidamise tarkvaras endas
Selliseks tarkvaraks on näiteks Directo. Majandustarkvaras arhiveerimise juures on oluline, et arhiivi dokumete peab saama lihtsalt kätte ja nii, et dokument ka hiljem vastaks raamatupidamisseadusele ehk kirjendi number peab küljes olema.
Kui on võetud vastu otsus, et firma soovib minna digitaalse raamatupidamise peale üle, siis peab määrama ka kindla kuupäeva, mis hetkest alates on kõik dokumendid leitavad ainult digitaalselt. Niiviisi ei teki segadust ja innustab muudatuseks valmis olema. Kui teil sellegipoolest tuleb ka paberarveid, siis need tuleb skaneerida.
Grow partner Anna-Liisa Orglaan kirjutab paberivaba raamatupidamisest pikemalt raha.geeniuses.ee
Kui vajad konsultatsiooni, siis aitab sind Grow
Siit leiad viis asja, mida raamatupidaja võiks soovida vältida. Meie raamatupidamisbüroos Grow oleme alati seisnud kaasaegsete lahenduste eest.
Kui soovid oma ettevõttele väärtuslikku partnerit, võta ühendust Grow raamatupidamisbürooga – helista meile +372 5629 3090 või saada e-kiri aadressile info@grow.ee.