Üha sagedamini soovivad töötajad teha tööd mõnda aega või ka pikemalt välisriigist. Tööandja jaoks ei ole see aga ainult töökorralduslik küsimus – teise riiki koliv kaugtöötaja võib kaasa tuua maksu-, sotsiaalkindlustus- ja tööõiguslikke kohustusi. Enne loa andmist tasub need teemad läbi mõelda.
Kas tegemist on kaugtöö, lähetuse või lähetatud töötajaga?
Esimene samm on olukorra õige määratlemine. Kui töötaja teeb teises riigis oma tavapärast tööd ning see toimub poolte kokkuleppel, on üldjuhul tegemist kaugtööga. Kui aga tööandja saadab töötaja ajutiselt välisriiki konkreetset tööülesannet täitma, on tegemist töölähetusega.
Euroopa Liidu kontekstis lisandub ka lähetatud töötaja regulatsioon, kui töötaja osutab teenust teises liikmesriigis tööandja nimel. Sellisel juhul tuleb arvestada vastuvõtva riigi kohustuslike töötingimustega (näiteks töötasu miinimumnõuded ning töö- ja puhkeaeg).
Töötaja staatuse õige määratlemine on oluline, sest sellest sõltub, millised maksud, hüvitised ja tööõiguslikud reeglid kohalduma hakkavad.
Kaugtöö välisriigist peab olema kirjalikult kokku lepitud
Välisriigist töötamine ei tohiks põhineda ainult suulisel kokkuleppel. Soovitatav on sõlmida kirjalik kaugtöö kokkulepe või töölepingu lisa, kus on selgelt kirjas:
- millisest riigist ja aadressilt tööd tehakse;
- kui kaua välisriigist töötamine kestab;
- milline on tööaeg ja kättesaadavus;
- kes kannab tööga seotud lisakulud;
- millistel tingimustel võib tööandja loa tagasi võtta.
Selge kokkulepe aitab vältida vaidlusi ning annab tööandjale võimaluse reageerida, kui ilmnevad maksudega seotud või õiguslikud riskid.
Maksuküsimused ei alga ega lõpe 183 päevaga
Sageli arvatakse, et kui töötaja viibib välisriigis alla 183 päeva, siis maksukohustusi ei teki, kuid tegelikult on olukord keerulisem. Välisriigis kaugtöö tegemise hindamisel tuleb tööandjal lähtuda välisriigiga sõlmitud maksulepingust ning saada selgust järgmistes küsimustes:
- kas töötaja võib muutuda välisriigi maksuresidendiks;
- kas töötasu võib muutuda maksustatavaks töötamise riigis juba enne residentsuse muutust;
- kuidas jaotub maksustamisõigus Eesti ja sihtriigi vahel vastava maksulepingu alusel.
Lisaks tuleb meeles pidada, et kuigi maksuleping piirab riikide maksustamisõigust, ei vabasta see automaatselt tööandjat kohalikest registreerimis- või aruandluskohustustest. Juba lühiajaline töötamine võib tekitada kohustuse registreeruda välisriigis tööandjana.
Kas tekib tööandjale püsiva tegevuskoha risk?
Pikemaajaline kaugtöö välisriigist võib tuua kaasa ka tööandja tasandil maksukohustusi selles riigis. Kui töötaja tegevus on äriliselt oluline (näiteks müügitehingud, lepingute sõlmimine või juhtimisfunktsioonid), võib sihtriik väita, et Eesti ettevõttel on seal püsiv tegevuskoht.
See omakorda võib tähendada ettevõtte tulumaksu-, raamatupidamis- või muid kohustusi sihtriigis. Mida pikem on välisriigis töötamise periood ja mida suurem on töötaja otsustusõigus, seda suurem on risk.
Sotsiaalkindlustus ja A1 tõend Euroopa Liidus
ELi riikide vahel liikudes ei piisa ainult teadmisest, kus töötaja füüsiliselt asub. Oluline on ka see, millise riigi sotsiaalkindlustus kehtib.
Ajutise välisriigist töötamise korral on sageli vajalik A1 tõend, mis kinnitab, et töötaja jääb Eesti sotsiaalkindlustuse alla. Ilma kehtiva A1 tõendita võib sihtriik nõuda sotsiaalmaksude tasumist enda süsteemi. A1 küsimus tuleks alati lahendada enne töötaja välismaale asumist.
Kui töötaja elab välisriigis pikemalt, võib vaja minna ka täiendavaid dokumente ravikindlustuse korraldamiseks.
Tööohutus ja andmekaitse jäävad tööandja vastutuseks
Ka välisriigist töötades peab tööandja tagama, et töö on korraldatud ohutult. See tähendab, et tööandja peab läbi mõtlema, kas töötaja töötingimused on sobivad ja kas tööülesanded on korraldatud viisil, mis ei ohusta töötaja tervist.
Lisaks muutuvad oluliseks andmekaitse ja infoturve. Töötamine koduvõrkudest, avalikest WiFi-võrkudest või isiklikest seadmetest suurendab andmelekkimise riski. Seetõttu peaks tööandjal olema selged reeglid töövahendite, VPN-i, paroolide ja konfidentsiaalse info käsitlemise kohta.
Summary
Töötaja soov teha kaugtööd välisriigist ei ole iseenesest probleem, kuid tööandja jaoks on see täiendav riskikoht. Enne loa andmist tuleks hinnata:
- töö tegemise õiguslikku vormi;
- maksuresidentsuse ja maksulepingu mõju;
- sotsiaalkindlustuse korraldust;
- püsiva tegevuskoha riski;
- tööohutuse ja andmekaitse nõudeid.
Mida pikem on välisriigist töötamise periood, seda olulisem on teha põhjalikum analüüs. Paljud probleemid on ennetatavad, kui need küsimused lahendada enne töötaja välismaale asumist, mitte pärast seda.
Blogi autor Malle Liivat, malle.liivat@grow.ee
Talk to our financial expert
When does a company need more than accounting?
4 signs that a company needs more thought and extra strength in financial management.
Manage remote work from abroad – prevent the emergence of a permanent location with these tips!
Remote work for a driver from abroad is not just a convenience - read how to drive smartly and avoid tax risks.
Talk to an accountant – avoid additional costs
Early communication with an accountant will help avoid surprises and find better solutions for your business.