What should you keep in mind when preparing your company's annual report?

Käes on aeg, mil iga ettevõte peab esitama kuus kuud pärast majandusaasta lõppu äriregistrile aruande ja seda isegi siis, kui aktiivset äritegevust toimunud ei ole. Aruande õigeaegne esitamine on oluline nii ettevõtjale kui riigile. Grow Finance`i raamatupidajate abiga vaatame üle olulisemad punktid, mida aruande esitamiseks silmas pidada.

Millal majandusaasta aruanne esitada tuleb?

Äriregistrile tuleb aruanne esitada kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu. Üldjuhul kestab majandusaasta 12 kuud ning enamiku Eesti ettevõtete puhul langeb see kokku kalendriaastaga. See tähendab, et suurem osa firmadest esitab majandusaasta aruande 30. juuniks. Kui aga majandusaasta kestab näiteks märtsist märtsini, tuleb aruanne esitada septembri lõpuks ja nii edasi.

Aruande koostamisega tasub alustada võimalikult vara – kohe, kui eelmise aasta finantsandmed on selged. Kõige hiljem võiks aruande koostamisega alustada kaks kuud enne esitamise tähtaega. Oluline on meeles pidada, et majandusaasta aruanne tuleb esitada ka siis, kui ettevõttel ei ole olnud aktiivset tegevust.

Missuguse aruande peab esitama ja kui detailselt see tuleb lahti kirjutada?

Raamatupidamise seadus jagab ettevõtted nende suuruse alusel nelja gruppi. Selle alusel määratakse ka aruande miinimumnõuded. Samas võib ettevõte alati valida põhjalikuma aruande vormi, eriti kui tal on potentsiaalseid huvigruppe, kellele see võiks huvi pakkuda.

Mikroettevõtja

Osaühing, kelle näitajatest kaks ei ületa järgmisi piire:

• varad kokku 450 000 eurot,
• aruandeaasta tulu 900 000 eurot,
• keskmine töötajate arv aruandeaasta jooksul 10 inimest.

Kohustus on esitada lühendatud bilansi, kasumiaruande ning olenevalt tegevusest kuni kolm lisa. Tavaliselt on selline aruanne väga lühike ja sisaldab vaid minimaalset infot.

Väikeettevõtja

Äriühing, kelle näitajatest kaks ei ületa järgmisi piire:

• varad kokku 7,5 miljonit eurot,
• aruandeaasta tulu 15 miljonit eurot,
• keskmine töötajate arv aruandeaasta jooksul 50 inimest.

Kohustus on esitada lühendatud majandusaasta aruande, mis koostatakse vastavalt Eesti finantsaruandluse standardile ja sisaldab:

• detailset bilanssi ja kasumiaruannet,
• kuni üheksa lisa,
• tegevusaruannet.

Keskmise suurusega ettevõtja

Äriühing, kelle näitajatest kaks ületavad järgmisi tingimusi:

• varad kokku 25 miljonit eurot,
• müügitulu 50 miljonit eurot,
• keskmine töötajate arv 250 inimest.

Suurettevõtja

Äriühing, kes ei ole mikroettevõtja, väikeettevõtja ega keskmise suurusega ettevõtja

Kaks viimast peavad esitama täisaruande, mis koosneb:

• tegevusaruandest,
• raamatupidamise aruandest (bilanss, kasumiaruanne, rahavoogude aruanne, omakapitali muutuste aruanne) ja lisadest.

Raamatupidamise aastaaruanne tuleb koostada eesti keeles and eurodes, märkides ka kasutatud täpsusastme (nt eurodes või tuhandetes eurodes).

Kes aruannet lugeda saavad ja kellele see on suunatud?

Majandusaasta aruanne on avalik dokument, mida saab Äriregistrist alla laadida igaüks, kes on sellest huvitatud. Aruannet võivad lugeda:

• koostööpartnerid ja kliendid,
• pangad,
• konkurendid,
• investorid,
• ajakirjanikud,
• riigiasutused.

Kui aruanne esitatakse õigeaegselt ja see on sisukas, annab see äripartneritele hea signaali, et ettevõte on usaldusväärne.

Millised raamatupidamise andmed aruande jaoks vajalikud on?

Kui sihtgrupp on selge ja otsus, millise detailsusega majandusaasta aruanne koostatakse, siis tuleks läbi mõelda, kas vajalik eeltöö aastaaruande esitamiseks on tehtud.

Majandusaasta aruande koostamise aluseks on kõik tehingud, mis on toimunud majandusaasta vältel ja mida on raamatupidamises kirjendatud. Oluline on kontrollida, kas:

• Kõik tehingud on raamatupidamises kajastatud.
• Kõik alusdokumendid ja tšekid on sisestatud.

Lisaks tuleks üle vaadata bilansi- ja kasumiaruande kontod ning veenduda nende õigsuses:

• Kas bilansis märgitud varad on reaalselt olemas ja inventeeritud?
• Kas kassas olev raha vastab raamatupidamisandmetele?
• Kas põhivarade amortisatsiooni määrad on piisavad?
• Kas pika- ja lühiajalised kohustused on korrektselt klassifitseeritud?

Kui kasutate Eesti finantsaruandluse standardit, siis selleks tööks leiate ideaalsed juhtnöörid raamatupidamise toimkonna juhenditest, mis on kättesaadavad siit. Ülal kirjeldatud ettevalmistused on tegelikult osa pidevast raamatupidamisest ning kui see hoitakse jooksvalt korras, siis olulisi ettevalmistusi enne majandusaasta aruande kokku panemist teha ei tulegi.

Täpsemat infot selle kohta, mis aruandes kirjas peab olema, leiab seadusest. Kui ettevõte koostab tavalist majandusaasta aruannet, tuleks lähtuda raamatupidamise seaduse peatükist kolm. Kui aga tegemist on konsolideeritud aruandega, tuleb järgida peatükki neli.

Mida täpselt teha tuleb?

Juhatus esitab kinnitatud majandusaasta aruande koos kasumi jaotamise või kahjumi katmise ettepanekuga, müügitulu jaotusega ja vandeaudiitori aruandega, kui audiitorkontroll on kohustuslik, äriregistrile kuue kuu jooksul arvates majandusaasta lõppemisest.

Majandusaasta aruannet saab elektrooniliselt esitada Äriregistri ettevõtjaportaalis.

Majandusaasta aruande koostamine ja esitamine hõlmab kokkuvõtlikult kuut etappi:

1. raamatupidamise aastaaruande koostamine;
2. tegevusaruande koostamine;
3. majandusaasta aruande heakskiitmine;
4. audiitorkontroll;
5. majandusaasta kasumi jaotamise ettepaneku koostamine ja kasumi jaotamise või kahjumi katmise otsuse tegemine;
6. majandusaasta aruande esitamine kinnitamiseks.

Sõltuvalt ettevõtte suurusest ei ole vahel relevantne neljas etapp – väiksematel ettevõtetel pole audiitorit palgata vaja. Kui juhatuse liige on ka omanik, ei ole vaja ka kolmanda etapi juures midagi täiendavat teha.

Miks on tähtis majandusaasta aruanne õigel ajal esitada?

Õigeaegselt esitatud aruanne näitab ettevõtte usaldusväärsust nii koostööpartneritele kui ka klientidele. Riigi jaoks tagab see majanduskeskkonna läbipaistvuse, aidates prognoosida majanduse arengut ja suunata toetusi sinna, kus neid kõige enam vajatakse.

Aruannete esitamise ja seadustele vastavuse üle peab silma peal Tartu Maakohtu registriosakond.

Mida tähendab omakapitali miinimumnõue?

Peale aastaaruande registrile esitamist saab nii mõnigi ettevõtja registrilt kirja, milles nenditakse, et ettevõtte omakapital ei vasta nõuetele ning palutakse kasutusele võtta meetmed, et see olukord lahendada. Lisaks tuuakse välja, et halvimal juhul võidakse esitada kohtule taotlus ettevõtte sundlõpetamiseks.

Omakapital e netovara on bilansi aktiva üldsumma miinus passiva kohustiste üldsumma ehk siis see summa, mis jääb alles, kui ettevõttel on kõik kohustused tasutud. Negatiivne omakapital ehk negatiivne netovara tähendab seda, et ettevõttel puuduvad vahendid kõikide kohustuste täitmiseks, see tähendab kohustused on suuremad kui on vara. Kui nii on juhtunud, siis kohustab äriseadustik (ÄS § 176) ettevõtte osanikke otsustama, millega omakapital taastatakse või ettevõtte tegevus lõpetatakse (sh pankrotiavalduse esitamine, ümberkujundamine, jagunemine, ühinemine).

Seaduses on sätestatud omakapitali miinimumnõue. See oleneb ettevõtte osakapitali suurusest. Ettevõtte osakapital on summa, mis on sätestatud osakapitalina nt ettevõtte põhikirjas ja on registreeritud äriregistris. Tegemist on varaga, mille on omanikud ettevõttesse sisse maksnud (rahana või mitterahaliselt) või vastutavad selle ulatuses oma varaga (sissemakseta asutatud ettevõte):

• Kui ettevõte ei ole veel osakapitali sisse maksnud, on omakapitali miinimumnõudeks null.
• Kui ettevõtte osakapitali suuruseks on 2500-5000 eurot, siis omakapitali miinimumnõue tähendab seda, et omakapital ei tohi olla väiksem kui 2500 eurot. Nt kui osakapital on 2500, siis omakapital ei tohikski minna alla 2500 euro. Kui osakapital on 5000 eurot, siis võib omakapital olla minimaalselt 2500 eurot.
• Ettevõte, mille osakapital on suurem kui 5000 eurot, siis nende puhul tähendab omakapitali miinimumnõue, et omakapital peab olema vähemalt pool osakapitalist. Nt kui ettevõtte põhikirjajärgne ja registris registreeritud osakapital on 10 000 eurot, siis omakapital peab olema vähemalt 5000 eurot – kui omakapital on 4500 eurot, siis on tegu nõuetele mittevastava omakapitaliga, mida tuleb asuda taastama.

Samas ei tähenda nõuetele mittevastav omakapital alati seda, et ettevõtte tegevus ei ole jätkusuutlik või seda, et ettevõte ei ole maksevõimeline. Nt juhul, kui ettevõte on võtnud laenu, mida kajastatakse võlakohustusena ehk võõrkapitalina, mitte omakapitali instrumendina, on kerge tekkima negatiivne omakapital. Sama juhtub sel juhul, kui kohustuste all on palju omaniku laenu üleval.

Sageli tuleb nõuetele mittevastava omakapitali olemasolu ilmsiks alles aastaaruande koostamisel. Tegelikult on ettevõtte juhatusel kohustus jälgida ettevõtte finantsseisu jooksvalt kogu aeg. Kui juhatus täheldab, et omakapital on langenud alla lubatud piirmäära, tuleb kokku kutsuda osanike üldkoosolek, kus otsustatakse, kuidas edasi toimida ja seda vastavalt ÄS §-is 176 sätestatule.

Meetmed omakapitali suurendamiseks

Meetmeid omakapitali taastamiseks on erinevaid. Seadus toob otsesõnu välja kapitali vähendamise ja kapitali suurendamise, kuid meetmeid on teisigi.

1. Kapitali vähendamine

Kapitali vähendamine on meetmeks ettevõtetele, kelle osakapital on kõrge. Nt osakapital on 80 tuhat, seega omakapitali miinimumnõudeks on 40 tuhat eurot. Kui omakapital on negatiivne, siis on võimalik osakapitali vähendada, see vähendab ka omakapitali piirmäära.

Kui omakapitali soovitakse taastada nii, et tehakse ka väljamakseid osanikele, siis ei pruugi omakapital taastuda, kuna väljamakse tegemisel väheneb ka omakapital. Seetõttu on mõistlik kasutada osakapitali vähendamist nii, et liigset kapitali kasutatakse kahjumi katmiseks.

Osakapitali vähendamiseks võtavad osanikud vastu otsuse, kus märgitakse ära millises summas osakapitali vähendatakse ja millises osas sellega kahjumit kaetakse. Esitades otsuse registrile, tehakse seal registrikanne. Võlausaldajate kaitseks ei tohi see ettevõte kahel järgmisel aastal dividende maksta.

2. Kapitali suurendamine

Kapital suureneb, kui ettevõttesse tehakse rahaline või mitterahaline sissemakse.

Kasulik on kasutada siinjuures ülekurssi – osanikud teevad sissemakseid omakapitali nii, et väike osa rahast (nt üks euro) läheb osakapitali ja suurem osa ülekurssi. Sest mida rohkem vara osakapitali kantakse, seda suuremaks kasvab ka omakapitali piirmäär. Nt on omakapital 1000, osakapital on 2500, siis tehes rahalise sissemakse 1 euro osakapitali ja 2000 ülekurssi, on osakapitaliks 2501 eurot. Nii praktiliselt ei tõuse omakapitali piirmäär ja omakapital suureneb 2001 euro võrra, olles 3001 eurot ning omakapital ongi taastatud. Kui hiljem vaja, saab ülekurssi kasutada osakapitali suurendamiseks.

Teiseks saab kapitali suurendamiseks kasutada mitterahalist sissemakset. Enamasti kasutatakse seda erinevate seadmete või vara ettevõttes arvele võtmiseks, mida ettevõte oma tööks vajab ja mis eelnevalt olid nt omaniku omandis. Selleks vormistatakse vara üleandmise akt, hinnatakse vara väärtus juhatuse poolt ja tehakse avaldus registrile. Mitterahalise sissemaksena on võimalik ära kasutada näiteks omaniku poolt ettevõttele antud laene.

3. On veel võimalusi

Esiteks on olemasolevate varade üleshindamine. Seda saab teha siis, kui ettevõttel on varasid, mida üleshinnata. Nt kui kinnisvara hinnad on tõusnud, võib ettevõtte bilansis oleva kinnisvara ümberhindamine anda võimaluse vara üleshindamiseks.

Teiseks aitavad kapitali kasvatada ka annetused ja kingitused, mis suurendavad omakapitali aruandeperioodi kasumi rea kaudu ehk siis suurendavad kasumiaruande tulemit.

Kolmandaks on oma nõudest loobumine. Nt oled ettevõttele andnud laenu ja nüüd otsustad, et loobud oma nõudest. Nii vähenevad ettevõtte bilansis kohustised ja suurenevad tulud.

Neljandaks on vabatahtliku reservi moodustamine. See omab mõju omakapitalile, kuna on üks omakapitali ridadest, kuid ei mõjuta osakapitali suurust. Selle loomiseks on oluline käsitleda vabatahtliku reservi loomist  ettevõtte põhikirjas detailsemalt ja seda just võlausaldajate kaitseks. Vabatahtlikku reservi teevad osanikud sissemakse või kirjutatakse passivast osaniku laen vabatahtliku reservi reale.

Omakapitali suurendamiseks on võimalik võtta sinna ühe reana arvele allutatud laenud. Allutatud laen tähendab seda, et nõuete rahuldamisel saavad esmalt rahuldatud võlausaldajate nõuded, seejärel allutatud laenuandja nõue ning kõige lõpus on siis ettevõtte osanike omad. Selleks tuleb esmalt muuta laenulepingut, kus allutada see laen kõikide võlausaldajate nõuetele ehk luua allutatud laen. Seejärel saab selle bilansis kohustiste alt tõsta ümber omakapitali alla.

Oluline on teada, et kõik sissemaksed omakapitali (nt osakapitali, ülekurssi, vabatahtlikku reservi, allutatud laenuna kajastamine) ja ka väljamaksed omakapitalist tuleb deklareerida TSD lisas 7.

Toome ühe näite: kui ettevõtte passivas on kohustisena üleval nt omaniku laen, siis seda saab kasutada negatiivse omakapitali taastamiseks mitmel erineval viisil:

• konverteerida see omakapitali sissemakseks osakapitali ja ülekurssi
• luua vabatahtlik reserv ja kajastada seda seal
• muuta laenulepingut selliselt, et allutada see laen kõikidele võlausaldajate nõuetele ehk luua allutatud laen
• loobuda laenust, misläbi väheneb ettevõtte kohustis ja suureneb tulu, mis suurendab aruandeaasta kasumit, mis lõpptulemusena kajastub bilansis ja tõstab omakapitali.

Aruande esitamisega viivitajatele määratakse trahv

Ettevõtted, kes ei esita majandusaasta aruannet õigeaegselt, võivad saada rahalise trahvi. Viivituste puhul võib lisaks ettevõttele trahvida ka juhatuse liikmeid isiklikult.

Kui trahv ei too tulemust, võib ettevõte sattuda hoiatuseta kustutamisele. Praktikas on siiski tavaks anda enne täiendav tähtaeg, kuid sellele mitte reageerimine võib viia sundlõpetamiseni.

Vajad aastaaruande teenust, kirjuta meile soovist here.

Artikli allikas: Rahandusministeerium.