What should you keep in mind when preparing your company's annual report?

Käes on aeg, mil iga ettevõte peab esitama kuus kuud pärast majandusaasta lõppu äriregistrile aruande ja seda isegi siis, kui aktiivset äritegevust toimunud ei ole. Aruande õigeaegne esitamine on tähtis nii ettevõtjale kui riigile. Grow Finance raamatupidajate abiga käime üle olulisemad punktid, mida aruande esitamiseks teadma peab.

Millal majandusaasta aruanne esitada tuleb?

Äriregistrile tuleb aruanne esitada kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu. Üldjuhul kestab majandusaasta 12 kuud ning enamiku Eesti ettevõtete puhul langeb see kokku kalendriaastaga. See tähendab, et suurem osa firmadest esitab majandusaasta aruande 30. juuniks. Kui aga majandusaasta kestab näiteks märtsist märtsini, tuleb aruanne esitada septembri lõpuks ja nii edasi.

Aruande koostamisega võiks alustada võimalikult ruttu, kohe, kui eelmise aasta majanduspilt on selge. Kõige hiljem võiks aruande koostamisega tegelema hakata kaks kuud enne esitamise tähtaega. Kusjuures oluline on meeles pidada seda, et majandusaasta aruanne tuleb esitada ka juhul, kui aktiivset tegevust ei ole toimunud.

Missuguse aruande peab esitama ja kui detailselt see tuleb lahti kirjutada?

Raamatupidamise seadus defineerib ettevõtjad nende suuruse alusel nelja gruppi: mikroettevõtja, väikeettevõtja, keskmise suurusega ettevõtja ja suurettevõtja. Selle alusel määratakse igale grupile aruande miinimumnõuded.

Kehtib aga üldine põhimõte, et ettevõtja võib alati otsustada põhjalikuma aruande formaadi kasuks, eriti siis, kui ettevõttel on potentsiaalseid huvigruppe, kellele tema aastaaruanne võiks suuremat huvi pakkuda.

Mikroettevõtja on osaühing, kelle näitajad vastavad aruandeaasta bilansipäeval kõikidele järgmistele tingimustele: varad kokku kuni 175 tuhat eurot, kohustised ei ole suuremad kui omakapital, üks osanik, kes on ka juhatuse liige ja kelle müügitulu on aruandeaastal kuni 50 tuhat eurot.

Mikroettevõte peab esitama lühendatud bilansi, kasumiaruande ning olenevalt ettevõtja tegevusest kuni kolm lisa. Mikroettevõtja aastaaruanne on enamasti väga lühike ning annab edasi vaid minimaalse info.

Väikeettevõtja on äriühing, kelle näitajatest võib aruandeaasta bilansipäeval vaid üks ületada järgmisi tingimusi: varad kokku 4 miljonit eurot, müügitulu 8 miljonit eurot ja keskmine töötajate arv aruandeaasta jooksul 50 inimest.

Väikeettevõte peab esitama lühendatud majandusaasta aruande, mis koostatakse lähtuvalt Eesti finantsaruandluse standardist ning koosneb kahest põhiaruandest: detailne bilanss ja kasumiaruanne ning kuni üheksa lisa. Väikeettevõtja peab koostama ka tegevusaruande.

Keskmise suurusega ettevõtja on äriühing, kelle näitajatest võib aruandeaasta bilansipäeval vaid üks ületada järgmisi tingimusi: varad kokku 20 miljonit eurot, müügitulu 40 miljonit eurot ja keskmine töötajate arv aruandeaasta jooksul 250 inimest.

Suurettevõtja on äriühing, kelle näitajatest aruandeaasta bilansipäeval vähemalt kaks ületavad järgmisi tingimusi: varad kokku 20 miljonit eurot, müügitulu 40 miljonit eurot ja keskmine töötajate arv aruandeaasta jooksul 250 inimest.

Keskmise suurusega ettevõtja ja suurettevõtja on kohustatud esitama niinimetatud täisaruande, järgides ettevõtja poolt rakendatava finantsaruandluse standardi nõudeid. Üldiselt koosneb nende aruanne vähemalt tegevusaruandest ning raamatupidamise aruandest, mis omakorda  koosneb põhiaruannetest – bilanss, kasumiaruanne, rahavoogude aruanne ja omakapitali muutuste aruanne – ning lisadest.

Raamatupidamise aastaaruanne tuleb koostada eesti keeles ja Eestis ametlikult kehtivas vääringus, märkides arvnäitajate puhul kasutatud täpsusastme (nt euro, tuhat eurot).

Kes aruannet lugeda saavad ja kellele seda kirjutada?

Majandusaasta aruande esitamine on kohustuslik, ent see ei jää ainult riigi teada – tegu on avaliku dokumendiga, mille saab Äriregistrist igaüks allalaadida. Selle vastu võivad huvi tunda nii koostööpartnerid, kliendid, pangad, konkurendid, potentsiaalsed investorid, ajakirjandus kui ka riigiasutused.

Kui varem prooviti partnerite usaldust võita ja silma paista kallil paberil hästi disainitud visiitkaartidega, siis tänapäeva digimaailmas oleks nutikas ära kasutada aastaaruande võimalusi – ettevõtet turundada ning anda partneritele hea ja piisav ülevaade firma tegevusest.

Kui aruande õigeaegselt esitada ning see on sisukas, annab see võimalikule äripartnerile hea signaali, et tegemist on usaldusväärse ettevõtjaga. Lugejaskond ei pea piirduma muidugi üksnes äriettevõtetega, näiteks internetis ostlemine on saanud tänapäeval normaalsuseks, aga enne ostu sooritamist tuleks veenduda kaupmehe usaldusväärsuses. Kõige tugevama kindluse selleks annab aastaaruanne kui ametlik avalik dokument, niisiis tasub aruandeid koostades mõelda ka kliendile.

Millised raamatupidamise andmed aruande jaoks vajalikud on?

Kui sihtgrupp on selge ja otsus, millise detailsusega majandusaasta aruanne koostatakse, siis tuleks läbi mõelda, kas vajalik eeltöö aastaaruande esitamiseks on tehtud.

Majandusaasta aruande koostamise aluseks on tehingud, mis on toimunud majandusaasta vältel ning mida raamatupidamises on kirja pandud ehk kirjendatud. Siinkohal on oluline läbi mõelda, kas kõik tehingud on raamatupidamises kajastatud, kas kõik alusdokumendid ja tšekid on raamatupidamisse sisse kantud.

Lisaks tuleks üle vaadata kõik bilansi- ja kasumiaruande kontod ning veenduda nende õiguses. Näiteks tuleb kontrollida, kas bilansis märgitud varad on reaalselt olemas ja inventeeritud, kas raha on kassas, kas põhivarade amortisatsiooni määrad on piisavad ning kas pika- ja lühiajalised kohustused on korrektselt klassifitseeritud.

Kui kasutate Eesti finantsaruandluse standardit, siis selleks tööks leiate ideaalsed juhtnöörid raamatupidamise toimkonna juhenditest, mis on kättesaadavad siit. Ülal kirjeldatud ettevalmistused on tegelikult osa pidevast raamatupidamisest ning kui see hoitakse jooksvalt korras, siis olulisi ettevalmistusi enne majandusaasta aruande kokku panemist teha ei tulegi.

Täpsemat infot selle kohta, mis aruandes kirjas peab olema, leiab seadusest. Kui ettevõtja on jõudnud majandusaasta aruande kokku panemise etappi, siis tuleks lähtuda raamatupidamise seaduse peatükist kolm, kui tegu on konsolideeritud aruandega sseadusest, siis peatükist neli.

Mida täpselt teha tuleb?

Juhatus esitab kinnitatud majandusaasta aruande koos kasumi jaotamise või kahjumi katmise ettepanekuga, müügitulu jaotusega ja vandeaudiitori aruandega, kui audiitorkontroll on kohustuslik, äriregistrile kuue kuu jooksul arvates majandusaasta lõppemisest.

Majandusaasta aruannet saab elektrooniliselt esitada Äriregistri ettevõtjaportaalis.

Majandusaasta aruande koostamine ja esitamine hõlmab kokkuvõtlikult kuut etappi:

• raamatupidamise aastaaruande koostamine;
• tegevusaruande koostamine;
• majandusaasta aruande heakskiitmine;
• audiitorkontroll;
• majandusaasta kasumi jaotamise ettepaneku koostamine ja kasumi jaotamise või kahjumi katmise otsuse tegemine;
• majandusaasta aruande esitamine kinnitamiseks.

Sõltuvalt ettevõtte suurusest ei ole vahel relevantne neljas etapp – väiksematel ettevõtetel pole audiitorit palgata vaja. Kui juhatuse liige on ka omanik, ei ole vaja ka kolmanda etapi juures midagi täiendavat teha.

Miks on tähtis majandusaasta aruanne õigel ajal esitada?

Väga tähtis on, et majandusaasta aruanne oleks õigeaegselt esitatud. Nii on võimalik partneritele ja klientidele näidata, et ettevõte on konkurentsivõimeline ja usaldusväärse mainega.

Riik saab omalt poolt tagada majanduskeskkonna läbipaistvuse prognooside ja statistika tulemuslikuks koondamiseks, et vajadusel suunata toetusi sinna, kus neid kõige enam vajatakse. Majandusest õige tervikpildi saamiseks on väga oluline, et iga ettevõtte kohta, olgu see väike või suur, oleks kättesaadavad õiged andmed. Aruannete õigeaegsel esitamisel ja majandustegevuse vastavusel seaduses määratletule hoiab silma peal Tartu maakohtu registriosakond.

Mida tähendab omakapitali miinimumnõue?

Peale aastaaruande registrile esitamist saab nii mõnigi ettevõtja registrilt kirja, milles nenditakse, et ettevõtte omakapital ei vasta nõuetele ning palutakse kasutusele võtta meetmed, et see olukord lahendada. Lisaks tuuakse välja, et halvimal juhul võidakse esitada kohtule taotlus ettevõtte sundlõpetamiseks.

Omakapital e netovara on bilansi aktiva üldsumma miinus passiva kohustiste üldsumma ehk siis see summa, mis jääb alles, kui ettevõttel on kõik kohustused tasutud. Negatiivne omakapital ehk negatiivne netovara tähendab seda, et ettevõttel puuduvad vahendid kõikide kohustuste täitmiseks, see tähendab kohustused on suuremad kui on vara. Kui nii on juhtunud, siis kohustab äriseadustik (ÄS § 176) ettevõtte osanikke otsustama, millega omakapital taastatakse või ettevõtte tegevus lõpetatakse (sh pankrotiavalduse esitamine, ümberkujundamine, jagunemine, ühinemine).

Seaduses on sätestatud omakapitali miinimumnõue. See oleneb ettevõtte osakapitali suurusest. Ettevõtte osakapital on summa, mis on sätestatud osakapitalina nt ettevõtte põhikirjas ja on registreeritud äriregistris. Tegemist on varaga, mille on omanikud ettevõttesse sisse maksnud (rahana või mitterahaliselt) või vastutavad selle ulatuses oma varaga (sissemakseta asutatud ettevõte):

• Kui ettevõte ei ole veel osakapitali sisse maksnud, on omakapitali miinimumnõudeks null.
• Kui ettevõtte osakapitali suuruseks on 2500-5000 eurot, siis omakapitali miinimumnõue tähendab seda, et omakapital ei tohi olla väiksem kui 2500 eurot. Nt kui osakapital on 2500, siis omakapital ei tohikski minna alla 2500 euro. Kui osakapital on 5000 eurot, siis võib omakapital olla minimaalselt 2500 eurot.
• Ettevõte, mille osakapital on suurem kui 5000 eurot, siis nende puhul tähendab omakapitali miinimumnõue, et omakapital peab olema vähemalt pool osakapitalist. Nt kui ettevõtte põhikirjajärgne ja registris registreeritud osakapital on 10 000 eurot, siis omakapital peab olema vähemalt 5000 eurot – kui omakapital on 4500 eurot, siis on tegu nõuetele mittevastava omakapitaliga, mida tuleb asuda taastama.

Samas ei tähenda nõuetele mittevastav omakapital alati seda, et ettevõtte tegevus ei ole jätkusuutlik või seda, et ettevõte ei ole maksevõimeline. Nt juhul, kui ettevõte on võtnud laenu, mida kajastatakse võlakohustusena ehk võõrkapitalina, mitte omakapitali instrumendina, on kerge tekkima negatiivne omakapital. Sama juhtub sel juhul, kui kohustuste all on palju omaniku laenu üleval.

Sageli tuleb nõuetele mittevastava omakapitali olemasolu ilmsiks alles aastaaruande koostamisel. Tegelikult on ettevõtte juhatusel kohustus jälgida ettevõtte finantsseisu jooksvalt kogu aeg. Kui juhatus täheldab, et omakapital on langenud alla lubatud piirmäära, tuleb kokku kutsuda osanike üldkoosolek, kus otsustatakse, kuidas edasi toimida ja seda vastavalt ÄS §-is 176 sätestatule.

Meetmed omakapitali suurendamiseks

Meetmeid omakapitali taastamiseks on erinevaid. Seadus toob otsesõnu välja kapitali vähendamise ja kapitali suurendamise, kuid meetmeid on teisigi.

1. Kapitali vähendamine

Kapitali vähendamine on meetmeks ettevõtetele, kelle osakapital on kõrge. Nt osakapital on 80 tuhat, seega omakapitali miinimumnõudeks on 40 tuhat eurot. Kui omakapital on negatiivne, siis on võimalik osakapitali vähendada, see vähendab ka omakapitali piirmäära.

Kui omakapitali soovitakse taastada nii, et tehakse ka väljamakseid osanikele, siis ei pruugi omakapital taastuda, kuna väljamakse tegemisel väheneb ka omakapital. Seetõttu on mõistlik kasutada osakapitali vähendamist nii, et liigset kapitali kasutatakse kahjumi katmiseks.

Osakapitali vähendamiseks võtavad osanikud vastu otsuse, kus märgitakse ära millises summas osakapitali vähendatakse ja millises osas sellega kahjumit kaetakse. Esitades otsuse registrile, tehakse seal registrikanne. Võlausaldajate kaitseks ei tohi see ettevõte kahel järgmisel aastal dividende maksta.

2. Kapitali suurendamine

Kapital suureneb, kui ettevõttesse tehakse rahaline või mitterahaline sissemakse.

Kasulik on kasutada siinjuures ülekurssi – osanikud teevad sissemakseid omakapitali nii, et väike osa rahast (nt üks euro) läheb osakapitali ja suurem osa ülekurssi. Sest mida rohkem vara osakapitali kantakse, seda suuremaks kasvab ka omakapitali piirmäär. Nt on omakapital 1000, osakapital on 2500, siis tehes rahalise sissemakse 1 euro osakapitali ja 2000 ülekurssi, on osakapitaliks 2501 eurot. Nii praktiliselt ei tõuse omakapitali piirmäär ja omakapital suureneb 2001 euro võrra, olles 3001 eurot ning omakapital ongi taastatud. Kui hiljem vaja, saab ülekurssi kasutada osakapitali suurendamiseks.

Teiseks saab kapitali suurendamiseks kasutada mitterahalist sissemakset. Enamasti kasutatakse seda erinevate seadmete või vara ettevõttes arvele võtmiseks, mida ettevõte oma tööks vajab ja mis eelnevalt olid nt omaniku omandis. Selleks vormistatakse vara üleandmise akt, hinnatakse vara väärtus juhatuse poolt ja tehakse avaldus registrile. Mitterahalise sissemaksena on võimalik ära kasutada näiteks omaniku poolt ettevõttele antud laene.

3. On veel võimalusi

Esiteks on olemasolevate varade üleshindamine. Seda saab teha siis, kui ettevõttel on varasid, mida üleshinnata. Nt kui kinnisvara hinnad on tõusnud, võib ettevõtte bilansis oleva kinnisvara ümberhindamine anda võimaluse vara üleshindamiseks.

Teiseks aitavad kapitali kasvatada ka annetused ja kingitused, mis suurendavad omakapitali aruandeperioodi kasumi rea kaudu ehk siis suurendavad kasumiaruande tulemit.

Kolmandaks on oma nõudest loobumine. Nt oled ettevõttele andnud laenu ja nüüd otsustad, et loobud oma nõudest. Nii vähenevad ettevõtte bilansis kohustised ja suurenevad tulud.

Neljandaks on vabatahtliku reservi moodustamine. See omab mõju omakapitalile, kuna on üks omakapitali ridadest, kuid ei mõjuta osakapitali suurust. Selle loomiseks on oluline käsitleda vabatahtliku reservi loomist  ettevõtte põhikirjas detailsemalt ja seda just võlausaldajate kaitseks. Vabatahtlikku reservi teevad osanikud sissemakse või kirjutatakse passivast osaniku laen vabatahtliku reservi reale.

Omakapitali suurendamiseks on võimalik võtta sinna ühe reana arvele allutatud laenud. Allutatud laen tähendab seda, et nõuete rahuldamisel saavad esmalt rahuldatud võlausaldajate nõuded, seejärel allutatud laenuandja nõue ning kõige lõpus on siis ettevõtte osanike omad. Selleks tuleb esmalt muuta laenulepingut, kus allutada see laen kõikide võlausaldajate nõuetele ehk luua allutatud laen. Seejärel saab selle bilansis kohustiste alt tõsta ümber omakapitali alla.

Oluline on teada, et kõik sissemaksed omakapitali (nt osakapitali, ülekurssi, vabatahtlikku reservi, allutatud laenuna kajastamine) ja ka väljamaksed omakapitalist tuleb deklareerida TSD lisas 7.

Toome ühe näite: kui ettevõtte passivas on kohustisena üleval nt omaniku laen, siis seda saab kasutada negatiivse omakapitali taastamiseks mitmel erineval viisil:

• konverteerida see omakapitali sissemakseks osakapitali ja ülekurssi
• luua vabatahtlik reserv ja kajastada seda seal
• muuta laenulepingut selliselt, et allutada see laen kõikidele võlausaldajate nõuetele ehk luua allutatud laen
• loobuda laenust, misläbi väheneb ettevõtte kohustis ja suureneb tulu, mis suurendab aruandeaasta kasumit, mis lõpptulemusena kajastub bilansis ja tõstab omakapitali.

Aruande esitamisega venitajaid ootab trahv

Ministeerium soovib hakata trahvima neid ettevõtteid, kes majandusaasta aruande esitamise tähtajast kinni ei pea. Varem on registrit pidav kohus teinud sundlõpetamise hoiatuse pärast kuuekuulist hilinemist ning siis andnud veel täiendavalt kuus kuud aega aruande esitamiseks. Selline lõtk on tekitanud ettevõtetes aina kasvavat karistamatuse tunnet. Seetõttu on ministeerium otsustanud hilinemistele kiiremini reageerida ning sinna kaasata ka maksuameti. Sundlõpetamisele eelistatakse trahvimist ja lisaks äriühingule saab trahvida ka juhatuse liikmeid isiklikult. Trahvida võib korduvalt, kuni puuduse kõrvaldamiseni.

Rohkem tarkusi raamatupidamise kohta saad from here.

Artikli allikas: Rahandusministeerium.