What should you keep in mind when preparing your company's annual report?

It is time for every company to submit a report to the Commercial Register six months after the end of the financial year, even if there has been no active business activity. Timely submission of the report is important for both the entrepreneur and the state. Grow FinanceWith the help of our accountants, we will review the most important points to keep in mind when submitting a report.

Millal majandusaasta aruanne esitada tuleb?

Äriregistrile tuleb aruanne esitada kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu. Üldjuhul kestab majandusaasta 12 kuud ning enamiku Eesti ettevõtete puhul langeb see kokku kalendriaastaga. See tähendab, et suurem osa firmadest esitab majandusaasta aruande 30. juuniks. Kui aga majandusaasta kestab näiteks märtsist märtsini, tuleb aruanne esitada septembri lõpuks ja nii edasi.

It is worth starting to prepare the report as early as possible – as soon as the financial data for the previous year are clear. At the latest, you should start preparing the report two months before the submission deadline. It is important to remember that the annual report must be submitted even if the company has not had any active activities.

Missuguse aruande peab esitama ja kui detailselt see tuleb lahti kirjutada?

The Accounting Act divides companies into four groups based on their size. This also determines the minimum reporting requirements. However, a company can always choose a more comprehensive reporting format, especially if it has potential stakeholders who might be interested in it.

Mikroettevõtja

A private limited company, whose indicators two does not exceed the following limits:

• total assets 450,000 euros,
• Income for the reporting year: 900,000 euros,
• The average number of employees during the reporting year was 10 people.

The obligation is to submit condensed balance sheet, income statement and up to three appendices, depending on the activity. Typically, such a report is very short and contains only minimal information.

Väikeettevõtja

A company whose indicators two does not exceed the following limits:

• total assets 7.5 million euros,
• Revenue for the reporting year: 15 million euros,
• The average number of employees during the reporting year was 50 people.

The obligation is to submit abridged annual report, which is prepared in accordance with Estonian Financial Reporting Standards and includes:

• detailed balance sheet and income statement,
• up to nine extra,
• activity report.

Keskmise suurusega ettevõtja

A company whose indicators two surpass the following conditions:

• total assets 25 million euros,
• sales revenue of 50 million euros,
• average number of employees 250 people.

Suurettevõtja

Company, who is not a micro, small or medium-sized enterprise

The last two must submit full report, consisting of:

• from the activity report,
• the financial statements (balance sheet, income statement, cash flow statement, statement of changes in equity) and notes.

The annual financial statement must be prepared in Estonian and in euros, also indicating the level of precision used (e.g. in euros or thousands of euros).

Who can read the report and who is it aimed at?

The annual report is public document, which can be downloaded from the Commercial Register by anyone who is interested. The report can be read by:

• partners and customers,
• banks,
• competitors,
• investors,
• journalists,
• state institutions.

If the report is submitted on time and is meaningful, it sends a good signal to business partners that the company is trustworthy.

Millised raamatupidamise andmed aruande jaoks vajalikud on?

Kui sihtgrupp on selge ja otsus, millise detailsusega majandusaasta aruanne koostatakse, siis tuleks läbi mõelda, kas vajalik eeltöö aastaaruande esitamiseks on tehtud.

The basis for preparing the annual report is all transactions, which has taken place during the financial year and which has been recorded in the accountsIt is important to check whether:

• All transactions are recorded in the accounting records.
• All supporting documents and checks have been entered.

In addition, it should be reviewed balance sheet and income statement accounts and verify their accuracy:

• Do the assets stated in the balance sheet actually exist and are inventoried?
• Does the cash in the till match the accounting records?
• Are the depreciation rates for fixed assets adequate?
• Are long-term and short-term liabilities classified correctly?

Kui kasutate Eesti finantsaruandluse standardit, siis selleks tööks leiate ideaalsed juhtnöörid raamatupidamise toimkonna juhenditest, mis on kättesaadavad siit. Ülal kirjeldatud ettevalmistused on tegelikult osa pidevast raamatupidamisest ning kui see hoitakse jooksvalt korras, siis olulisi ettevalmistusi enne majandusaasta aruande kokku panemist teha ei tulegi.

Täpsemat infot selle kohta, mis aruandes kirjas peab olema, leiab seadusest. If a company prepares a regular annual report, Chapter Three of the Accounting Act should be followed. However, if it is a consolidated report, Chapter Four must be followed.

Mida täpselt teha tuleb?

Juhatus esitab kinnitatud majandusaasta aruande koos kasumi jaotamise või kahjumi katmise ettepanekuga, müügitulu jaotusega ja vandeaudiitori aruandega, kui audiitorkontroll on kohustuslik, äriregistrile kuue kuu jooksul arvates majandusaasta lõppemisest.

Majandusaasta aruannet saab elektrooniliselt esitada Äriregistri ettevõtjaportaalis.

Majandusaasta aruande koostamine ja esitamine hõlmab kokkuvõtlikult kuut etappi:

1. raamatupidamise aastaaruande koostamine;
2. tegevusaruande koostamine;
3. majandusaasta aruande heakskiitmine;
4. audiitorkontroll;
5. majandusaasta kasumi jaotamise ettepaneku koostamine ja kasumi jaotamise või kahjumi katmise otsuse tegemine;
6. majandusaasta aruande esitamine kinnitamiseks.

Sõltuvalt ettevõtte suurusest ei ole vahel relevantne neljas etapp – väiksematel ettevõtetel pole audiitorit palgata vaja. Kui juhatuse liige on ka omanik, ei ole vaja ka kolmanda etapi juures midagi täiendavat teha.

Miks on tähtis majandusaasta aruanne õigel ajal esitada?

A timely report shows the company's reliability for both partners and customers. For the country, this ensures transparency of the economic environment, helping to forecast economic development and direct support to where it is needed most.

Reporting and legal compliance must be monitored Tartu County Court Registry Department.

Mida tähendab omakapitali miinimumnõue?

Peale aastaaruande registrile esitamist saab nii mõnigi ettevõtja registrilt kirja, milles nenditakse, et ettevõtte omakapital ei vasta nõuetele ning palutakse kasutusele võtta meetmed, et see olukord lahendada. Lisaks tuuakse välja, et halvimal juhul võidakse esitada kohtule taotlus ettevõtte sundlõpetamiseks.

Omakapital e netovara on bilansi aktiva üldsumma miinus passiva kohustiste üldsumma ehk siis see summa, mis jääb alles, kui ettevõttel on kõik kohustused tasutud. Negatiivne omakapital ehk negatiivne netovara tähendab seda, et ettevõttel puuduvad vahendid kõikide kohustuste täitmiseks, see tähendab kohustused on suuremad kui on vara. Kui nii on juhtunud, siis kohustab äriseadustik (ÄS § 176) ettevõtte osanikke otsustama, millega omakapital taastatakse või ettevõtte tegevus lõpetatakse (sh pankrotiavalduse esitamine, ümberkujundamine, jagunemine, ühinemine).

Seaduses on sätestatud omakapitali miinimumnõue. See oleneb ettevõtte osakapitali suurusest. Ettevõtte osakapital on summa, mis on sätestatud osakapitalina nt ettevõtte põhikirjas ja on registreeritud äriregistris. Tegemist on varaga, mille on omanikud ettevõttesse sisse maksnud (rahana või mitterahaliselt) või vastutavad selle ulatuses oma varaga (sissemakseta asutatud ettevõte):

• Kui ettevõte ei ole veel osakapitali sisse maksnud, on omakapitali miinimumnõudeks null.
• Kui ettevõtte osakapitali suuruseks on 2500-5000 eurot, siis omakapitali miinimumnõue tähendab seda, et omakapital ei tohi olla väiksem kui 2500 eurot. Nt kui osakapital on 2500, siis omakapital ei tohikski minna alla 2500 euro. Kui osakapital on 5000 eurot, siis võib omakapital olla minimaalselt 2500 eurot.
• Ettevõte, mille osakapital on suurem kui 5000 eurot, siis nende puhul tähendab omakapitali miinimumnõue, et omakapital peab olema vähemalt pool osakapitalist. Nt kui ettevõtte põhikirjajärgne ja registris registreeritud osakapital on 10 000 eurot, siis omakapital peab olema vähemalt 5000 eurot – kui omakapital on 4500 eurot, siis on tegu nõuetele mittevastava omakapitaliga, mida tuleb asuda taastama.

Samas ei tähenda nõuetele mittevastav omakapital alati seda, et ettevõtte tegevus ei ole jätkusuutlik või seda, et ettevõte ei ole maksevõimeline. Nt juhul, kui ettevõte on võtnud laenu, mida kajastatakse võlakohustusena ehk võõrkapitalina, mitte omakapitali instrumendina, on kerge tekkima negatiivne omakapital. Sama juhtub sel juhul, kui kohustuste all on palju omaniku laenu üleval.

Sageli tuleb nõuetele mittevastava omakapitali olemasolu ilmsiks alles aastaaruande koostamisel. Tegelikult on ettevõtte juhatusel kohustus jälgida ettevõtte finantsseisu jooksvalt kogu aeg. Kui juhatus täheldab, et omakapital on langenud alla lubatud piirmäära, tuleb kokku kutsuda osanike üldkoosolek, kus otsustatakse, kuidas edasi toimida ja seda vastavalt ÄS §-is 176 sätestatule.

Meetmed omakapitali suurendamiseks

Meetmeid omakapitali taastamiseks on erinevaid. Seadus toob otsesõnu välja kapitali vähendamise ja kapitali suurendamise, kuid meetmeid on teisigi.

1. Kapitali vähendamine

Kapitali vähendamine on meetmeks ettevõtetele, kelle osakapital on kõrge. Nt osakapital on 80 tuhat, seega omakapitali miinimumnõudeks on 40 tuhat eurot. Kui omakapital on negatiivne, siis on võimalik osakapitali vähendada, see vähendab ka omakapitali piirmäära.

Kui omakapitali soovitakse taastada nii, et tehakse ka väljamakseid osanikele, siis ei pruugi omakapital taastuda, kuna väljamakse tegemisel väheneb ka omakapital. Seetõttu on mõistlik kasutada osakapitali vähendamist nii, et liigset kapitali kasutatakse kahjumi katmiseks.

Osakapitali vähendamiseks võtavad osanikud vastu otsuse, kus märgitakse ära millises summas osakapitali vähendatakse ja millises osas sellega kahjumit kaetakse. Esitades otsuse registrile, tehakse seal registrikanne. Võlausaldajate kaitseks ei tohi see ettevõte kahel järgmisel aastal dividende maksta.

2. Kapitali suurendamine

Kapital suureneb, kui ettevõttesse tehakse rahaline või mitterahaline sissemakse.

Kasulik on kasutada siinjuures ülekurssi – osanikud teevad sissemakseid omakapitali nii, et väike osa rahast (nt üks euro) läheb osakapitali ja suurem osa ülekurssi. Sest mida rohkem vara osakapitali kantakse, seda suuremaks kasvab ka omakapitali piirmäär. Nt on omakapital 1000, osakapital on 2500, siis tehes rahalise sissemakse 1 euro osakapitali ja 2000 ülekurssi, on osakapitaliks 2501 eurot. Nii praktiliselt ei tõuse omakapitali piirmäär ja omakapital suureneb 2001 euro võrra, olles 3001 eurot ning omakapital ongi taastatud. Kui hiljem vaja, saab ülekurssi kasutada osakapitali suurendamiseks.

Teiseks saab kapitali suurendamiseks kasutada mitterahalist sissemakset. Enamasti kasutatakse seda erinevate seadmete või vara ettevõttes arvele võtmiseks, mida ettevõte oma tööks vajab ja mis eelnevalt olid nt omaniku omandis. Selleks vormistatakse vara üleandmise akt, hinnatakse vara väärtus juhatuse poolt ja tehakse avaldus registrile. Mitterahalise sissemaksena on võimalik ära kasutada näiteks omaniku poolt ettevõttele antud laene.

3. On veel võimalusi

Esiteks on olemasolevate varade üleshindamine. Seda saab teha siis, kui ettevõttel on varasid, mida üleshinnata. Nt kui kinnisvara hinnad on tõusnud, võib ettevõtte bilansis oleva kinnisvara ümberhindamine anda võimaluse vara üleshindamiseks.

Teiseks aitavad kapitali kasvatada ka annetused ja kingitused, mis suurendavad omakapitali aruandeperioodi kasumi rea kaudu ehk siis suurendavad kasumiaruande tulemit.

Kolmandaks on oma nõudest loobumine. Nt oled ettevõttele andnud laenu ja nüüd otsustad, et loobud oma nõudest. Nii vähenevad ettevõtte bilansis kohustised ja suurenevad tulud.

Neljandaks on vabatahtliku reservi moodustamine. See omab mõju omakapitalile, kuna on üks omakapitali ridadest, kuid ei mõjuta osakapitali suurust. Selle loomiseks on oluline käsitleda vabatahtliku reservi loomist  ettevõtte põhikirjas detailsemalt ja seda just võlausaldajate kaitseks. Vabatahtlikku reservi teevad osanikud sissemakse või kirjutatakse passivast osaniku laen vabatahtliku reservi reale.

Omakapitali suurendamiseks on võimalik võtta sinna ühe reana arvele allutatud laenud. Allutatud laen tähendab seda, et nõuete rahuldamisel saavad esmalt rahuldatud võlausaldajate nõuded, seejärel allutatud laenuandja nõue ning kõige lõpus on siis ettevõtte osanike omad. Selleks tuleb esmalt muuta laenulepingut, kus allutada see laen kõikide võlausaldajate nõuetele ehk luua allutatud laen. Seejärel saab selle bilansis kohustiste alt tõsta ümber omakapitali alla.

Oluline on teada, et kõik sissemaksed omakapitali (nt osakapitali, ülekurssi, vabatahtlikku reservi, allutatud laenuna kajastamine) ja ka väljamaksed omakapitalist tuleb deklareerida TSD lisas 7.

Toome ühe näite: kui ettevõtte passivas on kohustisena üleval nt omaniku laen, siis seda saab kasutada negatiivse omakapitali taastamiseks mitmel erineval viisil:

• konverteerida see omakapitali sissemakseks osakapitali ja ülekurssi
• luua vabatahtlik reserv ja kajastada seda seal
• muuta laenulepingut selliselt, et allutada see laen kõikidele võlausaldajate nõuetele ehk luua allutatud laen
• loobuda laenust, misläbi väheneb ettevõtte kohustis ja suureneb tulu, mis suurendab aruandeaasta kasumit, mis lõpptulemusena kajastub bilansis ja tõstab omakapitali.

Those who delay submitting their reports will be fined.

Companies that do not submit their annual reports on time may be subject to financial penaltyIn case of delays, in addition to the company being fined, board members in person.

If the fine does not bring results, the company may find itself in to be deleted without warningIn practice, however, it is customary to grant an additional deadline, but failure to respond to it may lead to until forced termination.

Artikli allikas: Rahandusministeerium.